La Ley 2/2023, también conocida como Ley de Protección de los Informantes, ha introducido nuevas obligaciones para las empresas, destacando la implementación del buzón de denuncias. Esta ley busca combatir la corrupción y las irregularidades en las empresas, estableciendo canales internos y externos para la presentación de informaciones y ofreciendo protección a los informantes y a personas y entidades vinculadas.
Quiénes están protegidos: alcance y seguridad para informantes
La ley busca proteger a los informantes de represalias, asegurando que no sufran trato desfavorable por informar de irregularidades. Los protegidos incluyen a trabajadores, proveedores, autónomos, colaboradores, directivos, y personas o entidades vinculadas al informante, como familiares y compañeros de trabajo.
Informaciones amparadas
La ley protege informaciones sobre acciones u omisiones que:
- Contravengan normas comunitarias, como las relacionadas con la competencia y el impuesto sobre sociedades.
- Constituyan infracción penal.
- Sean infracciones administrativas, graves o muy graves, según leyes estatales o autonómicas.
Requisitos y procedimientos para empresas
Las empresas que empleen a más de 50 trabajadores están obligadas a disponer de un buzón de denuncias, con el objetivo de cumplir con la nueva normativa. Este buzón debe cumplir con las siguientes características y requisitos:
- Comunicaciones Orales y Escritas: El buzón debe permitir tanto comunicaciones orales, como conversaciones telefónicas o mensajes de voz, como escritas, ya sea por correo postal o medio electrónico.
- Anonimato: Debe permitir la presentación y trámite de las comunicaciones de forma anónima.
- Citas Presenciales: La persona informante, si lo desea, podrá pedir una cita presencial para presentar la información.
- Documentación de Comunicaciones Verbales: Las comunicaciones verbales pueden documentarse mediante una grabación o una transcripción completa y exacta de la conversación.
- Aviso de Grabación y Tratamiento de Datos: Cuando se grabe una comunicación, se deberá avisar al informante y se le indicará que sus datos serán tratados conforme a la normativa vigente.
- Domicilio Seguro para Notificaciones: El informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
- Responsable Independiente Designado: El órgano de administración de la empresa deberá nombrar un responsable del sistema interno de información, que no podrá recibir instrucciones de ningún tipo y deberá contar con los medios y la independencia necesarios para desempeñar el cargo.
- Aprobación del Procedimiento: El órgano de administración de la empresa debe aprobar el procedimiento de gestión de informaciones, cumpliendo con los principios mínimos marcados en la ley de protección de informantes.
Canales externos y protección ampliada: más que un simple Buzón
Además del buzón de denuncias, existen canales externos organizados por la Autoridad Independiente de Protección del Informante y otros organismos para recibir denuncias. La ley también prevé protección para quienes revelen públicamente informaciones y establece sanciones por infracciones, con multas de hasta 300,000 euros para personas físicas y un millón de euros para personas jurídicas en casos graves.
Compromiso empresarial y transparencia bajo la nueva Ley
La Ley de Protección de los Informantes no solo impone nuevas obligaciones a las empresas para combatir la corrupción y proteger a los informantes, sino que también promueve una competencia justa y transparente. La implementación del buzón de denuncias y otros mecanismos de información interna son esenciales para cumplir con la ley y mantener un entorno empresarial ético y responsable.
Para más información y recursos detallados sobre cómo adaptarse a esta nueva normativa, puedes consultar la guía proporcionada por Sage: Sage – Buzón de denuncias: Lo que las pymes necesitan saber para adaptarse a la nueva normativa
En MiB Grup, estamos comprometidos con ayudarte a navegar por estas nuevas regulaciones y asegurar que tu empresa cumpla con todas las obligaciones legales. Si tienes preguntas o necesitas asistencia para implementar un buzón de denuncias eficaz y conforme a la ley, no dudes en contactarnos.